O acolhimento começa antes da chegada à instituição. Receber uma solicitação, reunir informações e planejar o período de permanência são etapas que exigem atenção e uma boa comunicação entre parceiros e equipes internas.
Para facilitar esse processo, a Seta Sistemas aprimorou a reserva de vagas para acolhimento no Gestão360 – Social. Agora, parceiros podem realizar o agendamento de reservas para aprovação interna da instituição, que mantém o controle sobre a autorização do acolhimento.
Agendamento pelos parceiros, com aprovação da instituição
Com a atualização, o parceiro pode registrar a solicitação de reserva na plataforma, informando os dados da pessoa a ser acolhida e o período previsto para a permanência. O cadastro também permite reunir informações do acompanhante, contatos, motivo do ingresso e observações que apoiam a análise da equipe.
A solicitação segue para avaliação interna. Assim, a instituição pode analisar as informações e organizar o atendimento antes de autorizar o acolhimento, com uma definição clara das responsabilidades em cada etapa.
Dados da reserva separados dos cadastros de acolhidos
Um dos principais diferenciais está na organização das informações. Enquanto a reserva aguarda autorização, os dados da pessoa a ser acolhida permanecem em tabelas próprias, separados dos registros de quem já integra o cadastro de acolhidos da instituição.
A migração desses dados para o cadastro de acolhidos ocorre somente com a autorização do acolhimento. Esse fluxo evita a inclusão antecipada de pessoas cujo ingresso ainda está em análise e permite aproveitar as informações já registradas na reserva.
Na prática, a equipe consegue distinguir as solicitações de reserva dos acolhimentos autorizados, mantendo os cadastros mais organizados e reduzindo o retrabalho na transição entre essas etapas.
Reservas de acolhimento na forma de calendário
A plataforma também permite consultar as reservas em calendário, facilitando a visualização dos períodos previstos e o planejamento da rotina da instituição.
Com opções de consulta por ano, mês, semana, dia e agenda, a equipe pode escolher a visualização mais adequada para acompanhar os agendamentos. Essa visão ajuda a identificar períodos com maior concentração de reservas e a preparar a recepção das pessoas e de seus acompanhantes.
Além do calendário, a consulta em lista reúne os dados das reservas e suas situações, apoiando o acompanhamento das solicitações.
Mais clareza para planejar e acolher
As melhorias conectam a participação dos parceiros à análise da equipe interna, com informações organizadas desde a solicitação até a autorização do acolhimento. Para a instituição, isso representa mais clareza sobre as reservas e melhores condições para planejar cada chegada.
A Seta Sistemas segue aprimorando o Gestão360 – Social para apoiar o trabalho das equipes e dar mais espaço ao que move esse atendimento: o cuidado com as pessoas.
Conheça o Gestão360 – Social e saiba como a plataforma pode apoiar a gestão da sua instituição.
